Ob Firmenempfang, Eröffnung oder Kundenveranstaltung: Die wichtigste Grundlage ist ein klarer Check-in-Prozess. Welche Gäste stehen auf der Liste? Wer darf Begleitpersonen freigeben? Wo werden Rückfragen geklärt, ohne die gesamte Schlange aufzuhalten? Solche Details machen den Unterschied im Ablauf.

Wir besprechen mit Ihnen, ob eine einzelne Empfangsposition genügt oder mehrere Aufgaben getrennt werden sollten. Persönliche Begrüßung, Registrierung und Wegeleitung können unterschiedliche Rollen sein. Dauerhafte Rezeptionstätigkeiten und veranstaltungsbezogene Einsätze sollten in der Anfrage klar unterschieden werden.

Worauf es ankommt.

Persönliches Willkommen

Gäste begrüßen, Namen zuordnen und den nächsten Schritt erklären. Ansprache und Tonalität werden auf den Anlass abgestimmt.

Akkreditierung

Listen oder digitale Check-ins nach Ihrem Verfahren nutzen. Sonderfälle werden an einen vorher festgelegten Ansprechpartner übergeben.

Orientierung

Weg zu Garderobe, Saal oder Gesprächspartner zeigen. Barrierearme Wege und Hilfsangebote sollten im Briefing enthalten sein.

Ihr Projekt in Köln.

Für die Koelnmesse oder das Confex bitte Eingang, Halle beziehungsweise Raum und Akkreditierungsablauf bereitstellen. Bei parallelen Bereichen ist ein gemeinsamer Lageplan hilfreich.

Planung vor Ort

Ausstellung und Konferenz

Wenn Messebesuch und Tagungsprogramm zusammenkommen, sind Registrierung, Information und Raumführung eigene Aufgaben. Geben Sie an, welche Bereiche Ihre Gäste nutzen.

Starker Einlass

Bei gleichzeitig eintreffenden Gruppen helfen getrennte Positionen für Listenprüfung und Orientierung. Ein festgelegter Weg für Sonderfälle hält den Empfang übersichtlich.

Koelnmesse & Confex

Mit Messegelände und Confex bietet Köln verschiedene Formate für Ausstellungen und Kongresse. Für die Personalplanung sind der konkrete Veranstaltungsbereich und die Zugangswege entscheidend.

Koelnmesse · Veranstaltungsort

Wie läuft die Zusammenarbeit ab?

Einsatz beschreiben

Anlass, Ort, Zeiten, Gästezahl und Aufgaben bilden die Grundlage. Teilen Sie uns gewünschte Sprachen und Dresscode mit.

Team auswählen

Wir prüfen geeignete Profile und stimmen Umfang und Konditionen mit Ihnen ab. Ein persönlicher Pitch macht die Auswahl übersichtlich.

Ablauf vorbereiten

Briefing, Treffpunkt, Schichten und Ansprechpartner:innen werden vor dem Einsatz geklärt. So kennt das Team seine Aufgaben.

Das Kundenportal kennenlernen

Gut zu wissen.

Was beeinflusst die Kosten?

Die Kosten richten sich nach Teamgröße, Einsatzdauer, Aufgaben, Sprachprofil und Vorbereitung. Reiseaufwand, besondere Kleidung oder zusätzliche Schichten werden je nach Projekt berücksichtigt. Eine klare Aufgabenliste hilft, passende Angebote zu vergleichen.

Ist Empfangspersonal auch nur für den Einlass buchbar?

Geben Sie das gewünschte Zeitfenster einschließlich Vorbereitung und Nachbereitung an. Wir prüfen den Einsatz und nennen Ihnen die dafür geltenden Konditionen.

Wie sollte eine Gästeliste vorbereitet sein?

Sie sollte aktuell und für den vereinbarten Prozess geeignet sein. Klären Sie Zuständigkeit, Zugriff und Rückgabe beziehungsweise Löschung der bereitgestellten Daten mit Ihrer Organisation.

Wie wird der Einsatz in Köln vorbereitet?

Für die Koelnmesse oder das Confex bitte Eingang, Halle beziehungsweise Raum und Akkreditierungsablauf bereitstellen. Bei parallelen Bereichen ist ein gemeinsamer Lageplan hilfreich.

Sitzt IT’S YOU in Köln?

Unsere Agentur sitzt in Düsseldorf. Einsätze in Köln betreuen wir projektbezogen. Standortangaben in der Kartei zeigen mögliche Einsatzregionen; Termin und Reiseaufwand werden individuell geprüft.

Wie erhalte ich Zugang zum Kundenportal?

Über unsere Seite zum Kundenportal können Sie Zugang anfragen. Dort erfahren Sie, wie Talentverzeichnis, Projektanfragen, persönliche Pitches und Buchungen zusammenarbeiten.

Empfangshostessen in Köln.