Bei einem VIP-Einsatz sind Details wie Begrüßungsform, Sitzplan und Übergabepunkte entscheidend. Das Team sollte wissen, welche Informationen vertraulich bleiben, wer Änderungen freigibt und wann eine persönliche Begleitung gewünscht ist.

Wir richten die Auswahl am Veranstaltungston und den konkreten Aufgaben aus. Ein ruhiger Business-Empfang unterscheidet sich von einer Gala oder einer Markenpräsentation. Sicherheitsaufgaben, Personenschutz und Zutrittsentscheidungen außerhalb des vereinbarten Verfahrens gehören zu den zuständigen Fachkräften.

Worauf es ankommt.

Persönlicher Empfang

Gäste gezielt begrüßen und an die vereinbarte Kontaktperson übergeben. Namen, Titel und Begrüßungswünsche werden vorab abgestimmt.

Begleitung & Platzierung

Zu Lounge, Tisch oder Programmpunkt begleiten. Ein aktueller Sitzplan verhindert unnötige Rückfragen im Beisein der Gäste.

Hospitality

Anliegen aufnehmen und mit Service oder Organisation abstimmen. Diskrete Kommunikation und eindeutige Zuständigkeiten stehen im Mittelpunkt.

Ihr Projekt in Köln.

Für die Koelnmesse oder das Confex bitte Eingang, Halle beziehungsweise Raum und Akkreditierungsablauf bereitstellen. Bei parallelen Bereichen ist ein gemeinsamer Lageplan hilfreich.

Planung vor Ort

Ausstellung und Konferenz

Wenn Messebesuch und Tagungsprogramm zusammenkommen, sind Registrierung, Information und Raumführung eigene Aufgaben. Geben Sie an, welche Bereiche Ihre Gäste nutzen.

Starker Einlass

Bei gleichzeitig eintreffenden Gruppen helfen getrennte Positionen für Listenprüfung und Orientierung. Ein festgelegter Weg für Sonderfälle hält den Empfang übersichtlich.

Koelnmesse & Confex

Mit Messegelände und Confex bietet Köln verschiedene Formate für Ausstellungen und Kongresse. Für die Personalplanung sind der konkrete Veranstaltungsbereich und die Zugangswege entscheidend.

Koelnmesse · Veranstaltungsort

Wie läuft die Zusammenarbeit ab?

Einsatz beschreiben

Anlass, Ort, Zeiten, Gästezahl und Aufgaben bilden die Grundlage. Teilen Sie uns gewünschte Sprachen und Dresscode mit.

Team auswählen

Wir prüfen geeignete Profile und stimmen Umfang und Konditionen mit Ihnen ab. Ein persönlicher Pitch macht die Auswahl übersichtlich.

Ablauf vorbereiten

Briefing, Treffpunkt, Schichten und Ansprechpartner:innen werden vor dem Einsatz geklärt. So kennt das Team seine Aufgaben.

Das Kundenportal kennenlernen

Gut zu wissen.

Was beeinflusst die Kosten?

Die Kosten richten sich nach Teamgröße, Einsatzdauer, Aufgaben, Sprachprofil und Vorbereitung. Reiseaufwand, besondere Kleidung oder zusätzliche Schichten werden je nach Projekt berücksichtigt. Eine klare Aufgabenliste hilft, passende Angebote zu vergleichen.

Übernehmen VIP Hostessen auch Sicherheitsaufgaben?

Nein, VIP-Gästebetreuung ist kein Personenschutz. Sicherheitsrelevante Aufgaben müssen mit entsprechend qualifiziertem Personal und der Veranstaltungsorganisation geplant werden.

Kann eine feste Person einzelne Gäste begleiten?

Das kann als eigene Position angefragt werden. Beschreiben Sie Zeitfenster, Wege und Aufgaben, damit gleichzeitig benötigte Empfangs- oder Servicepositionen separat eingeplant werden.

Wie wird der Einsatz in Köln vorbereitet?

Für die Koelnmesse oder das Confex bitte Eingang, Halle beziehungsweise Raum und Akkreditierungsablauf bereitstellen. Bei parallelen Bereichen ist ein gemeinsamer Lageplan hilfreich.

Sitzt IT’S YOU in Köln?

Unsere Agentur sitzt in Düsseldorf. Einsätze in Köln betreuen wir projektbezogen. Standortangaben in der Kartei zeigen mögliche Einsatzregionen; Termin und Reiseaufwand werden individuell geprüft.

Wie erhalte ich Zugang zum Kundenportal?

Über unsere Seite zum Kundenportal können Sie Zugang anfragen. Dort erfahren Sie, wie Talentverzeichnis, Projektanfragen, persönliche Pitches und Buchungen zusammenarbeiten.

VIP Hostessen in Köln.