Ein Empfang verläuft anders als ein Produktlaunch oder eine Abendveranstaltung mit mehreren Programmpunkten. Deshalb planen wir die Besetzung entlang Ihres Gästewegs: Ankunft, Check-in, Garderobe, Platzierung und Übergänge zwischen Veranstaltungsbereichen.

Besonders wichtig sind die Zeiten, in denen viele Gäste gleichzeitig eintreffen. Eine gleichbleibende Personalzahl über den gesamten Abend ist nicht immer die sinnvollste Lösung. Teilen Sie uns erwartete Spitzen, Einlassregeln und Programmwechsel mit, damit die Aufgaben und Schichten dazu passen.

Worauf es ankommt.

Check-in & Empfang

Gästelisten prüfen, Namensschilder ausgeben und erste Fragen beantworten. Ausnahmen und Freigaben brauchen einen eindeutig benannten Kontakt.

Gästeführung

Wege erklären, Plätze zuweisen und zu Programmbereichen führen. Gute Orientierung funktioniert mit einem gemeinsamen Ablaufplan.

Programmwechsel

Unterstützung beim Übergang von Empfang zu Präsentation oder Abendprogramm. Informationen werden rechtzeitig an die eingesetzten Personen weitergegeben.

Ihr Projekt in Köln.

Für die Koelnmesse oder das Confex bitte Eingang, Halle beziehungsweise Raum und Akkreditierungsablauf bereitstellen. Bei parallelen Bereichen ist ein gemeinsamer Lageplan hilfreich.

Planung vor Ort

Ausstellung und Konferenz

Wenn Messebesuch und Tagungsprogramm zusammenkommen, sind Registrierung, Information und Raumführung eigene Aufgaben. Geben Sie an, welche Bereiche Ihre Gäste nutzen.

Starker Einlass

Bei gleichzeitig eintreffenden Gruppen helfen getrennte Positionen für Listenprüfung und Orientierung. Ein festgelegter Weg für Sonderfälle hält den Empfang übersichtlich.

Koelnmesse & Confex

Mit Messegelände und Confex bietet Köln verschiedene Formate für Ausstellungen und Kongresse. Für die Personalplanung sind der konkrete Veranstaltungsbereich und die Zugangswege entscheidend.

Koelnmesse · Veranstaltungsort

Wie läuft die Zusammenarbeit ab?

Einsatz beschreiben

Anlass, Ort, Zeiten, Gästezahl und Aufgaben bilden die Grundlage. Teilen Sie uns gewünschte Sprachen und Dresscode mit.

Team auswählen

Wir prüfen geeignete Profile und stimmen Umfang und Konditionen mit Ihnen ab. Ein persönlicher Pitch macht die Auswahl übersichtlich.

Ablauf vorbereiten

Briefing, Treffpunkt, Schichten und Ansprechpartner:innen werden vor dem Einsatz geklärt. So kennt das Team seine Aufgaben.

Das Kundenportal kennenlernen

Gut zu wissen.

Was beeinflusst die Kosten?

Die Kosten richten sich nach Teamgröße, Einsatzdauer, Aufgaben, Sprachprofil und Vorbereitung. Reiseaufwand, besondere Kleidung oder zusätzliche Schichten werden je nach Projekt berücksichtigt. Eine klare Aufgabenliste hilft, passende Angebote zu vergleichen.

Übernehmen Eventhostessen die komplette Veranstaltungsleitung?

Die Betreuung wird für klar definierte Aufgaben gebucht. Eine übergreifende Projekt- oder Veranstaltungsleitung muss gesondert besprochen werden und ist nicht automatisch enthalten.

Kann das Team im Verlauf des Abends Aufgaben wechseln?

Ja, wenn die Wechsel im Briefing und Schichtplan vorgesehen sind. Gleichzeitig besetzte Positionen benötigen weiterhin ausreichend Personal.

Wie wird der Einsatz in Köln vorbereitet?

Für die Koelnmesse oder das Confex bitte Eingang, Halle beziehungsweise Raum und Akkreditierungsablauf bereitstellen. Bei parallelen Bereichen ist ein gemeinsamer Lageplan hilfreich.

Sitzt IT’S YOU in Köln?

Unsere Agentur sitzt in Düsseldorf. Einsätze in Köln betreuen wir projektbezogen. Standortangaben in der Kartei zeigen mögliche Einsatzregionen; Termin und Reiseaufwand werden individuell geprüft.

Wie erhalte ich Zugang zum Kundenportal?

Über unsere Seite zum Kundenportal können Sie Zugang anfragen. Dort erfahren Sie, wie Talentverzeichnis, Projektanfragen, persönliche Pitches und Buchungen zusammenarbeiten.

Eventhostessen in Köln.