Ein Empfang verläuft anders als ein Produktlaunch oder eine Abendveranstaltung mit mehreren Programmpunkten. Deshalb planen wir die Besetzung entlang Ihres Gästewegs: Ankunft, Check-in, Garderobe, Platzierung und Übergänge zwischen Veranstaltungsbereichen.

Besonders wichtig sind die Zeiten, in denen viele Gäste gleichzeitig eintreffen. Eine gleichbleibende Personalzahl über den gesamten Abend ist nicht immer die sinnvollste Lösung. Teilen Sie uns erwartete Spitzen, Einlassregeln und Programmwechsel mit, damit die Aufgaben und Schichten dazu passen.

Worauf es ankommt.

Check-in & Empfang

Gästelisten prüfen, Namensschilder ausgeben und erste Fragen beantworten. Ausnahmen und Freigaben brauchen einen eindeutig benannten Kontakt.

Gästeführung

Wege erklären, Plätze zuweisen und zu Programmbereichen führen. Gute Orientierung funktioniert mit einem gemeinsamen Ablaufplan.

Programmwechsel

Unterstützung beim Übergang von Empfang zu Präsentation oder Abendprogramm. Informationen werden rechtzeitig an die eingesetzten Personen weitergegeben.

Ihr Projekt in Frankfurt.

Für Frankfurt bitte das konkrete Gebäude, die Veranstaltungsebene und den Eingang angeben. Bei mehreren Veranstaltungsorten werden Reise- und Übergabezeiten separat geplant.

Planung vor Ort

Registrierung und Konferenz

Bei Veranstaltungen im Kap Europa oder auf dem Messegelände kann eine eigene Infoposition die Registrierung entlasten. Planen Sie Einlassspitzen und parallel startende Sessions in der Teamgröße ein.

Internationale Teilnehmende

Legen Sie fest, welche Sprachen an welchen Positionen gebraucht werden. Ein englischsprachiger Empfang und die fachliche Betreuung eines Gesprächs sind unterschiedliche Aufgabenprofile.

Messe Frankfurt & Kap Europa

Das Kap Europa liegt im Frankfurter Europaviertel und bietet mehrere Veranstaltungsebenen. Für Kongresse sollten Registrierung, Räume und interne Übergaben im Briefing getrennt beschrieben werden.

Kap Europa · Informationen des Veranstaltungsorts

Wie läuft die Zusammenarbeit ab?

Einsatz beschreiben

Anlass, Ort, Zeiten, Gästezahl und Aufgaben bilden die Grundlage. Teilen Sie uns gewünschte Sprachen und Dresscode mit.

Team auswählen

Wir prüfen geeignete Profile und stimmen Umfang und Konditionen mit Ihnen ab. Ein persönlicher Pitch macht die Auswahl übersichtlich.

Ablauf vorbereiten

Briefing, Treffpunkt, Schichten und Ansprechpartner:innen werden vor dem Einsatz geklärt. So kennt das Team seine Aufgaben.

Das Kundenportal kennenlernen

Gut zu wissen.

Was beeinflusst die Kosten?

Die Kosten richten sich nach Teamgröße, Einsatzdauer, Aufgaben, Sprachprofil und Vorbereitung. Reiseaufwand, besondere Kleidung oder zusätzliche Schichten werden je nach Projekt berücksichtigt. Eine klare Aufgabenliste hilft, passende Angebote zu vergleichen.

Übernehmen Eventhostessen die komplette Veranstaltungsleitung?

Die Betreuung wird für klar definierte Aufgaben gebucht. Eine übergreifende Projekt- oder Veranstaltungsleitung muss gesondert besprochen werden und ist nicht automatisch enthalten.

Kann das Team im Verlauf des Abends Aufgaben wechseln?

Ja, wenn die Wechsel im Briefing und Schichtplan vorgesehen sind. Gleichzeitig besetzte Positionen benötigen weiterhin ausreichend Personal.

Wie wird der Einsatz in Frankfurt vorbereitet?

Für Frankfurt bitte das konkrete Gebäude, die Veranstaltungsebene und den Eingang angeben. Bei mehreren Veranstaltungsorten werden Reise- und Übergabezeiten separat geplant.

Sitzt IT’S YOU in Frankfurt?

Unsere Agentur sitzt in Düsseldorf. Einsätze in Frankfurt betreuen wir projektbezogen. Standortangaben in der Kartei zeigen mögliche Einsatzregionen; Termin und Reiseaufwand werden individuell geprüft.

Wie erhalte ich Zugang zum Kundenportal?

Über unsere Seite zum Kundenportal können Sie Zugang anfragen. Dort erfahren Sie, wie Talentverzeichnis, Projektanfragen, persönliche Pitches und Buchungen zusammenarbeiten.

Eventhostessen in Frankfurt.