Parallele Sessions, wechselnde Raumbelegungen und unterschiedliche Teilnahmeberechtigungen verlangen eine sorgfältige Vorbereitung. Das Personal benötigt ein verständliches Programm, Lagepläne und klare Regeln für Rückfragen. So muss nicht jede organisatorische Entscheidung spontan am Empfang getroffen werden.

Für internationale Tagungen stimmen wir die notwendigen Sprachen und Aufgabenprofile ab. Am Speaker-Desk sind andere Informationen wichtig als an der Garderobe. Wenn Referent:innen begleitet oder Unterlagen vorbereitet werden sollen, nehmen wir diese Positionen ausdrücklich in die Planung auf.

Worauf es ankommt.

Registrierung

Teilnahmeunterlagen und Badges ausgeben, bei der Orientierung helfen und ungeklärte Fälle an Ihre Organisation weiterleiten.

Infodesk & Räume

Programmfragen beantworten und Teilnehmende zu Sessions führen. Saalpläne und kurzfristige Änderungen müssen für das Team zugänglich sein.

Speaker-Betreuung

Referent:innen empfangen und zu vereinbarten Treffpunkten begleiten. Technische und inhaltliche Fragen bleiben bei den zuständigen Fachpersonen.

Ihr Projekt in Frankfurt.

Für Frankfurt bitte das konkrete Gebäude, die Veranstaltungsebene und den Eingang angeben. Bei mehreren Veranstaltungsorten werden Reise- und Übergabezeiten separat geplant.

Planung vor Ort

Registrierung und Konferenz

Bei Veranstaltungen im Kap Europa oder auf dem Messegelände kann eine eigene Infoposition die Registrierung entlasten. Planen Sie Einlassspitzen und parallel startende Sessions in der Teamgröße ein.

Internationale Teilnehmende

Legen Sie fest, welche Sprachen an welchen Positionen gebraucht werden. Ein englischsprachiger Empfang und die fachliche Betreuung eines Gesprächs sind unterschiedliche Aufgabenprofile.

Messe Frankfurt & Kap Europa

Das Kap Europa liegt im Frankfurter Europaviertel und bietet mehrere Veranstaltungsebenen. Für Kongresse sollten Registrierung, Räume und interne Übergaben im Briefing getrennt beschrieben werden.

Kap Europa · Informationen des Veranstaltungsorts

Wie läuft die Zusammenarbeit ab?

Einsatz beschreiben

Anlass, Ort, Zeiten, Gästezahl und Aufgaben bilden die Grundlage. Teilen Sie uns gewünschte Sprachen und Dresscode mit.

Team auswählen

Wir prüfen geeignete Profile und stimmen Umfang und Konditionen mit Ihnen ab. Ein persönlicher Pitch macht die Auswahl übersichtlich.

Ablauf vorbereiten

Briefing, Treffpunkt, Schichten und Ansprechpartner:innen werden vor dem Einsatz geklärt. So kennt das Team seine Aufgaben.

Das Kundenportal kennenlernen

Gut zu wissen.

Was beeinflusst die Kosten?

Die Kosten richten sich nach Teamgröße, Einsatzdauer, Aufgaben, Sprachprofil und Vorbereitung. Reiseaufwand, besondere Kleidung oder zusätzliche Schichten werden je nach Projekt berücksichtigt. Eine klare Aufgabenliste hilft, passende Angebote zu vergleichen.

Können Kongresshostessen mit unserer Registrierungssoftware arbeiten?

Nennen Sie das System und den vorgesehenen Ablauf. Für einen sicheren Einsatz müssen Zugänge, Geräte und eine Einweisung rechtzeitig bereitstehen.

Wie werden kurzfristige Programmänderungen kommuniziert?

Legen Sie eine verantwortliche Kontaktperson und einen gemeinsamen Informationskanal fest. Das Briefing sollte erklären, welche Änderungen das Personal selbst umsetzen darf.

Wie wird der Einsatz in Frankfurt vorbereitet?

Für Frankfurt bitte das konkrete Gebäude, die Veranstaltungsebene und den Eingang angeben. Bei mehreren Veranstaltungsorten werden Reise- und Übergabezeiten separat geplant.

Sitzt IT’S YOU in Frankfurt?

Unsere Agentur sitzt in Düsseldorf. Einsätze in Frankfurt betreuen wir projektbezogen. Standortangaben in der Kartei zeigen mögliche Einsatzregionen; Termin und Reiseaufwand werden individuell geprüft.

Wie erhalte ich Zugang zum Kundenportal?

Über unsere Seite zum Kundenportal können Sie Zugang anfragen. Dort erfahren Sie, wie Talentverzeichnis, Projektanfragen, persönliche Pitches und Buchungen zusammenarbeiten.

Kongresshostessen in Frankfurt.