Parallele Sessions, wechselnde Raumbelegungen und unterschiedliche Teilnahmeberechtigungen verlangen eine sorgfältige Vorbereitung. Das Personal benötigt ein verständliches Programm, Lagepläne und klare Regeln für Rückfragen. So muss nicht jede organisatorische Entscheidung spontan am Empfang getroffen werden.

Für internationale Tagungen stimmen wir die notwendigen Sprachen und Aufgabenprofile ab. Am Speaker-Desk sind andere Informationen wichtig als an der Garderobe. Wenn Referent:innen begleitet oder Unterlagen vorbereitet werden sollen, nehmen wir diese Positionen ausdrücklich in die Planung auf.

Worauf es ankommt.

Registrierung

Teilnahmeunterlagen und Badges ausgeben, bei der Orientierung helfen und ungeklärte Fälle an Ihre Organisation weiterleiten.

Infodesk & Räume

Programmfragen beantworten und Teilnehmende zu Sessions führen. Saalpläne und kurzfristige Änderungen müssen für das Team zugänglich sein.

Speaker-Betreuung

Referent:innen empfangen und zu vereinbarten Treffpunkten begleiten. Technische und inhaltliche Fragen bleiben bei den zuständigen Fachpersonen.

Ihr Projekt in Stuttgart.

Für Messe Stuttgart und ICS bitte Halle beziehungsweise Saal, Eingang und Akkreditierung nennen. Stellen Sie bei Fachveranstaltungen die wichtigsten Produkt- und Programminformationen bereit.

Planung vor Ort

Messe und ICS

Bei Veranstaltungen mit mehreren Hallen oder Konferenzräumen braucht das Team einen gemeinsamen Lageplan. Benennen Sie Registrierung, Standbetreuung und Saalpositionen getrennt.

Fachpublikum betreuen

Für internationale Besucher sind Sprachbedarf und Fachfragen zu unterscheiden. Hostessen können allgemeine Orientierung geben und gezielt an Ihr Fachteam weiterleiten.

Messe Stuttgart & ICS

Messe Stuttgart und ICS bilden einen Veranstaltungskomplex am Flughafen. Für Teams sind der konkrete Eingang und der Veranstaltungsbereich wichtiger als ein allgemeiner Treffpunkt „an der Messe“.

Messe Stuttgart & ICS · Geländeplan

Wie läuft die Zusammenarbeit ab?

Einsatz beschreiben

Anlass, Ort, Zeiten, Gästezahl und Aufgaben bilden die Grundlage. Teilen Sie uns gewünschte Sprachen und Dresscode mit.

Team auswählen

Wir prüfen geeignete Profile und stimmen Umfang und Konditionen mit Ihnen ab. Ein persönlicher Pitch macht die Auswahl übersichtlich.

Ablauf vorbereiten

Briefing, Treffpunkt, Schichten und Ansprechpartner:innen werden vor dem Einsatz geklärt. So kennt das Team seine Aufgaben.

Das Kundenportal kennenlernen

Gut zu wissen.

Was beeinflusst die Kosten?

Die Kosten richten sich nach Teamgröße, Einsatzdauer, Aufgaben, Sprachprofil und Vorbereitung. Reiseaufwand, besondere Kleidung oder zusätzliche Schichten werden je nach Projekt berücksichtigt. Eine klare Aufgabenliste hilft, passende Angebote zu vergleichen.

Können Kongresshostessen mit unserer Registrierungssoftware arbeiten?

Nennen Sie das System und den vorgesehenen Ablauf. Für einen sicheren Einsatz müssen Zugänge, Geräte und eine Einweisung rechtzeitig bereitstehen.

Wie werden kurzfristige Programmänderungen kommuniziert?

Legen Sie eine verantwortliche Kontaktperson und einen gemeinsamen Informationskanal fest. Das Briefing sollte erklären, welche Änderungen das Personal selbst umsetzen darf.

Wie wird der Einsatz in Stuttgart vorbereitet?

Für Messe Stuttgart und ICS bitte Halle beziehungsweise Saal, Eingang und Akkreditierung nennen. Stellen Sie bei Fachveranstaltungen die wichtigsten Produkt- und Programminformationen bereit.

Sitzt IT’S YOU in Stuttgart?

Unsere Agentur sitzt in Düsseldorf. Einsätze in Stuttgart betreuen wir projektbezogen. Standortangaben in der Kartei zeigen mögliche Einsatzregionen; Termin und Reiseaufwand werden individuell geprüft.

Wie erhalte ich Zugang zum Kundenportal?

Über unsere Seite zum Kundenportal können Sie Zugang anfragen. Dort erfahren Sie, wie Talentverzeichnis, Projektanfragen, persönliche Pitches und Buchungen zusammenarbeiten.

Kongresshostessen in Stuttgart.