Parallele Sessions, wechselnde Raumbelegungen und unterschiedliche Teilnahmeberechtigungen verlangen eine sorgfältige Vorbereitung. Das Personal benötigt ein verständliches Programm, Lagepläne und klare Regeln für Rückfragen. So muss nicht jede organisatorische Entscheidung spontan am Empfang getroffen werden.

Für internationale Tagungen stimmen wir die notwendigen Sprachen und Aufgabenprofile ab. Am Speaker-Desk sind andere Informationen wichtig als an der Garderobe. Wenn Referent:innen begleitet oder Unterlagen vorbereitet werden sollen, nehmen wir diese Positionen ausdrücklich in die Planung auf.

Worauf es ankommt.

Registrierung

Teilnahmeunterlagen und Badges ausgeben, bei der Orientierung helfen und ungeklärte Fälle an Ihre Organisation weiterleiten.

Infodesk & Räume

Programmfragen beantworten und Teilnehmende zu Sessions führen. Saalpläne und kurzfristige Änderungen müssen für das Team zugänglich sein.

Speaker-Betreuung

Referent:innen empfangen und zu vereinbarten Treffpunkten begleiten. Technische und inhaltliche Fragen bleiben bei den zuständigen Fachpersonen.

Ihr Projekt in Hamburg.

Bei Einsätzen in Hamburg bitte das Gebäude und den Eingang konkret nennen. Für ein separates Abendevent benötigen wir dessen Adresse und die gewünschte Übergabe vom Tagesteam.

Planung vor Ort

Messecampus und CCH

Bei Programmen mit mehreren Räumen braucht das Personal aktuelle Raum- und Zeitpläne. Eigene Positionen für Information und Registrierung helfen, unterschiedliche Anliegen zu trennen.

Abendveranstaltungen

Ein Wechsel vom Konferenzprogramm zu einer Abendlocation verändert Wege, Kleidung und Ansprechpartner:innen. Planen Sie diese Phase als eigenen Einsatzabschnitt.

Hamburg Messe & CCH

Hamburg Messe und CCH gehören zu einem zentralen Veranstaltungscampus. Unterschiedliche Gebäude und Eingänge sollten im Einsatzplan ausdrücklich benannt werden.

Hamburg Messe und Congress · Veranstaltungsorte

Wie läuft die Zusammenarbeit ab?

Einsatz beschreiben

Anlass, Ort, Zeiten, Gästezahl und Aufgaben bilden die Grundlage. Teilen Sie uns gewünschte Sprachen und Dresscode mit.

Team auswählen

Wir prüfen geeignete Profile und stimmen Umfang und Konditionen mit Ihnen ab. Ein persönlicher Pitch macht die Auswahl übersichtlich.

Ablauf vorbereiten

Briefing, Treffpunkt, Schichten und Ansprechpartner:innen werden vor dem Einsatz geklärt. So kennt das Team seine Aufgaben.

Das Kundenportal kennenlernen

Gut zu wissen.

Was beeinflusst die Kosten?

Die Kosten richten sich nach Teamgröße, Einsatzdauer, Aufgaben, Sprachprofil und Vorbereitung. Reiseaufwand, besondere Kleidung oder zusätzliche Schichten werden je nach Projekt berücksichtigt. Eine klare Aufgabenliste hilft, passende Angebote zu vergleichen.

Können Kongresshostessen mit unserer Registrierungssoftware arbeiten?

Nennen Sie das System und den vorgesehenen Ablauf. Für einen sicheren Einsatz müssen Zugänge, Geräte und eine Einweisung rechtzeitig bereitstehen.

Wie werden kurzfristige Programmänderungen kommuniziert?

Legen Sie eine verantwortliche Kontaktperson und einen gemeinsamen Informationskanal fest. Das Briefing sollte erklären, welche Änderungen das Personal selbst umsetzen darf.

Wie wird der Einsatz in Hamburg vorbereitet?

Bei Einsätzen in Hamburg bitte das Gebäude und den Eingang konkret nennen. Für ein separates Abendevent benötigen wir dessen Adresse und die gewünschte Übergabe vom Tagesteam.

Sitzt IT’S YOU in Hamburg?

Unsere Agentur sitzt in Düsseldorf. Einsätze in Hamburg betreuen wir projektbezogen. Standortangaben in der Kartei zeigen mögliche Einsatzregionen; Termin und Reiseaufwand werden individuell geprüft.

Wie erhalte ich Zugang zum Kundenportal?

Über unsere Seite zum Kundenportal können Sie Zugang anfragen. Dort erfahren Sie, wie Talentverzeichnis, Projektanfragen, persönliche Pitches und Buchungen zusammenarbeiten.

Kongresshostessen in Hamburg.