Ein Kampagnenshooting, ein Messestand, ein Markenauftritt: Am Anfang steht eine Idee. Damit daraus ein gutes Projekt wird, braucht es Menschen, die zur Marke passen, ein klares Briefing und eine Auswahl, die alle Beteiligten nachvollziehen können.
Im IT’S YOU Kundenportal können Unternehmen Models, Hostessen und Promoter online anfragen und ihr Projekt gemeinsam mit der Agentur organisieren. Sie entdecken Talente, übermitteln Ihre Anforderungen, prüfen persönliche Portfolio-Vorschläge und finden Absprachen und Dokumente bei Ihrer Anfrage. Die Agentur begleitet Sie von der ersten Auswahl bis zur Buchung.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie das Portal nutzen und welche Angaben eine passende Besetzung erleichtern. Wenn Sie direkt starten möchten, können Sie Ihren Kundenzugang anfragen. Die Freigabe erfolgt persönlich durch unser Team.
Für wen ist das IT’S YOU Kundenportal gedacht?
Das Portal richtet sich an Unternehmen, Marken, Produktionen und Agenturen, die Talente für Shootings, Messen, Events oder Promotionaktionen suchen. Es verbindet die digitale Projektübersicht mit der persönlichen Betreuung durch IT’S YOU, unsere Model-, Hostess- und Promotionagentur aus Düsseldorf.
Je nach Vorhaben stehen andere Anforderungen im Mittelpunkt:
- Models für Foto- und Videoproduktionen: Look, Ausdruck und Erfahrung sollen zum Motiv, zum Produkt und zur Bildsprache passen. Unsere Modelvermittlung gibt Ihnen einen Überblick über die Einsatzbereiche.
- Hosts und Hostessen für Messen und Events: Entscheidend sind Aufgaben, Auftreten und die benötigten Sprachkenntnisse, etwa für Empfang, Akkreditierung oder Standbetreuung. Mehr dazu finden Sie bei unserer Hostessvermittlung.
- Promoter für Markenaktionen: Hier zählen die Art der Ansprache, das Produkt und der konkrete Einsatz, beispielsweise bei einer Samplingaktion oder einem Produktlaunch. Entdecken Sie unsere Promotionleistungen.
Sie müssen noch keine bestimmte Person im Blick haben. Ein nachvollziehbares Projektbriefing reicht aus, um die Auswahl mit der Agentur zu beginnen.
So fragen Sie Models und Eventpersonal online an
1. Kundenzugang anfragen und Einladung erhalten
Teilen Sie uns über die Zugangsanfrage Ihren Namen, Ihr Unternehmen, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse und Ihr Vorhaben mit. Unser Team prüft die Angaben. Nach der Freigabe erhalten Sie eine Einladung per E-Mail und legen Ihr Passwort fest.
2. Projekt beschreiben und passende Talente entdecken
Erstellen Sie im Portal eine neue Anfrage mit Projektbeschreibung, Zeitraum, Einsatzort und Aufgaben. Ergänzen Sie die Details, die für Ihren Auftrag entscheidend sind, etwa Arbeitszeiten, Dresscode oder besondere Anforderungen.
Optional wählen Sie bereits Talente aus dem für Kunden freigegebenen Verzeichnis aus. Filter helfen Ihnen, beispielsweise nach Bereich, Einsatzort oder Sprachen einzugrenzen. Profile und Portfolios geben einen ersten Eindruck. Die Agentur prüft Ihre Anfrage und übernimmt die Kontaktaufnahme sowie die Abstimmung der Verfügbarkeit.
3. Persönlichen Pitch ansehen und Favoriten markieren
Die Agentur stellt eine Portfolio-Auswahl für Ihr Projekt zusammen. Den Link zu diesem Pitch finden Sie bei Ihrer Anfrage; eine Benachrichtigung informiert Sie über die neue Auswahl. Fotos, Sedcards und gegebenenfalls Videos helfen Ihnen, die vorgeschlagenen Personen einzuschätzen.
Markieren Sie die Talente, mit denen Sie weiterplanen möchten. Ihre Favoriten sind für die Agentur sichtbar. Eine Favoritenmarkierung teilt Ihre Präferenz mit; die verbindliche Buchung wird anschließend mit der Agentur abgestimmt.
4. Angebot und Vertrag mit der Agentur abstimmen
Sobald die Agentur die Dokumente erstellt hat, finden Sie Kostenvoranschlag und Auftragsvertrag bei Ihrer Anfrage. So können Sie die angebotenen Leistungen und Konditionen prüfen und offene Fragen im Projektchat klären.
Den Vertrag laden Sie herunter, unterschreiben ihn und laden die unterschriebene Fassung als PDF wieder hoch. Die Agentur wird darüber informiert und koordiniert die weiteren Buchungsschritte.
5. Briefings und Ablaufpläne beim Projekt bereitstellen
Laden Sie die Unterlagen hoch, die das gebuchte Team für den Einsatz benötigt: Briefing, Ablaufplan, Anfahrtsbeschreibung oder visuelle Referenzen. Die Agentur und die für den Auftrag gebuchten Talente erhalten Zugriff auf diese Ressourcen.
Nutzen Sie den Projektchat für Absprachen mit der Agentur. Damit bleiben Rückfragen, Änderungen und Entscheidungen dem jeweiligen Auftrag zugeordnet.
6. Rechnung finden und Rückmeldung geben
Nach dem Auftrag finden Sie die von der Agentur bereitgestellte Rechnung bei Ihrer Anfrage. Sie können außerdem Feedback zu den gebuchten Talenten geben. Eine konkrete Rückmeldung dazu, was gut funktioniert hat und was Sie sich künftig wünschen, hilft bei der nächsten Zusammenarbeit.
Die Briefing-Checkliste: Was gehört in eine gute Anfrage?
Ein gutes Briefing beschreibt die Aufgabe so, dass die Agentur passende Personen vorschlagen und Rückfragen gezielt klären kann. Bereiten Sie diese Angaben vor:
- Projekt und Ziel: Was planen Sie, für welche Marke und mit welchem gewünschten Ergebnis?
- Termin und Einsatzzeiten: An welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten wird das Team gebraucht? Gibt es ein vorheriges Briefing oder einen Probetermin?
- Einsatzort: Nennen Sie Stadt, Location und, soweit bekannt, Treffpunkt oder Messestand.
- Teamgröße und Aufgaben: Wie viele Personen benötigen Sie? Beschreiben Sie die Tätigkeit je Rolle möglichst konkret.
- Anforderungen: Welche Sprachen, Erfahrungen oder Fähigkeiten sind für die Aufgabe relevant? Bei einem Shooting helfen Angaben zur gewünschten Bildsprache und zu den Motiven.
- Kleidung und Vorbereitung: Gibt es einen Dresscode, gestellte Outfits, Produktinformationen oder Unterlagen zur Vorbereitung?
- Budgetrahmen und Abstimmung: Teilen Sie Ihren geplanten Rahmen und die zuständige Kontaktperson mit. Bei Foto- und Videoproduktionen beschreiben Sie auch, wo und wie lange die Inhalte eingesetzt werden sollen, damit die Agentur die geplante Nutzung im Angebot berücksichtigen kann.
Nicht jeder Punkt muss beim ersten Kontakt final sein. Kennzeichnen Sie offene Angaben deutlich. So sieht die Agentur, was bereits feststeht und wo Sie noch Beratung benötigen.
Praxisbeispiel: ein Messeteam in Düsseldorf anfragen
Angenommen, Sie planen einen zweitägigen Messeauftritt und benötigen drei Personen für Empfang und Standbetreuung. Ein hilfreiches Briefing könnte so aussehen:
Tragen Sie für Ihre echte Anfrage die konkreten Daten, die Location und Ihren Budgetrahmen ein. Im Portal kann die Agentur darauf aufbauend Vorschläge zusammenstellen. Sie stimmen Ihre Favoriten intern ab, teilen die Auswahl mit und hinterlegen nach der Buchung den finalen Ablaufplan für das Team.
Für ein Shooting funktioniert derselbe Ablauf mit anderen Schwerpunkten: Ergänzen Sie etwa Moodboard, Anzahl der Motive, gewünschte Looks und die geplante Bildnutzung. So wird aus „Wir suchen ein Model“ eine Anfrage, die eine gezielte Auswahl ermöglicht.
Ein gemeinsamer Überblick für Ihr Team und die Agentur
Bei einer Besetzung geht es um mehr als die erste Talentsuche. Oft müssen mehrere Personen Portfolios prüfen, ein Angebot freigeben oder den Ablauf vor Ort vorbereiten. Das IT’S YOU Kundenportal hält die Informationen beim jeweiligen Projekt zusammen:
- Auswahl und Rückmeldung: Persönliche Pitches und Favoriten machen sichtbar, welche Personen Sie in die engere Auswahl nehmen.
- Angebote und Unterlagen: Dokumente stehen bei der Anfrage bereit, sobald sie von der Agentur erstellt wurden.
- Absprachen und Status: Projektchat und Benachrichtigungen helfen Ihnen, den Stand der Zusammenarbeit nachzuvollziehen.
- Zusammenarbeit im Unternehmen: Weitere Zugänge richtet die Agentur auf Wunsch ein. Kolleginnen und Kollegen mit einem Unternehmenszugang sehen dieselben Anfragen, Dokumente und Benachrichtigungen.
Sie gewinnen einen festen Ort für die Organisation Ihres Projekts. Ihre Ansprechpartner bei IT’S YOU begleiten die Besetzung und kümmern sich um die Abstimmung mit den Talenten.
Häufige Fragen zum Kundenportal
Kann ich Models und Hostessen direkt im Portal buchen?
Sie können Talente entdecken, eine Projektanfrage senden und Favoriten auswählen. Die Agentur klärt Verfügbarkeit und Konditionen und koordiniert die Buchung mit den zugehörigen Verträgen. Eine Auswahl im Verzeichnis oder im Pitch löst für sich allein keine verbindliche Buchung aus.
Brauche ich schon eine fertige Talentauswahl?
Nein. Sie können Ihre Anfrage ohne ausgewählte Personen senden. Beschreiben Sie Ihr Vorhaben und die benötigten Rollen; die Agentur stimmt passende Vorschläge mit Ihnen ab. Solange Ihre Anfrage offen ist, können Sie später weitere Personen hinzufügen.
Können meine Kolleginnen und Kollegen mitarbeiten?
Ja. Die Agentur kann weitere Zugänge für Ihr Unternehmen einrichten. Diese Personen erhalten Zugriff auf dieselben Unternehmensanfragen, Dokumente und Benachrichtigungen. Sprechen Sie mit unserem Team ab, wer einen Zugang benötigt.
Wo sehe ich Preise und Angebote für mein Projekt?
Ihren Kostenvoranschlag finden Sie bei der Anfrage, sobald die Agentur ihn erstellt hat. Sie erhalten ein Angebot für Ihr Projekt. Einzelne Talentgagen werden im Kundenportal nicht angezeigt. Fragen zu Leistungen oder Konditionen klären Sie direkt mit der Agentur.
Muss ich eine App herunterladen?
Das Kundenportal ist eine Webanwendung. Sie erreichen es über Ihren Browser. Nach Freigabe Ihres Zugangs und Einrichtung Ihres Passworts melden Sie sich dort an.
Kann ich ohne Portalzugang eine erste Anfrage stellen?
Ja. Nutzen Sie unsere Projektanfrage auf der Website, um uns Ihr Vorhaben mitzuteilen. Wenn Sie das Kundenportal für die weitere Zusammenarbeit nutzen möchten, fragen Sie zusätzlich Ihren Kundenzugang an.
